• Thứ Năm, 25/02/2021, 08:26

0943 523 788

Thursday, 26/11/2020, 10:13

CHẾ ĐỘ LƯU GIỮ TÀI LIỆU CỦA DOANH NGHIỆP

Việc lưu giữ tài liệu, hồ sơ của công ty trong quá trình hoạt động là một phần quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Theo quy định hiện nay, doanh nghiệp phải lưu giữ tài liệu nào? Sau đây,VTVLaw xin giải đáp những quy định về chế độ lưu giữ tài liệu trong công ty.

1. Các loại tài liệu bắt buộc phải lưu giữ

Theo quy định tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2014, tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ tài liệu sau:

-  Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

-  Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

-  Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

- Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;

- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.

2. Chế độ lưu giữ tài liệu doanh nghiệp

  •   Địa điểm lưu giữ

Tại trụ sở chính hoặc những địa điểm được quy định trong điều lệ công ty.

  • Thời gian lưu giữ

Tùy từng giấy tờ sẽ có thời hạn lưu giữ khác nhau. Ví dụ: Tài liệu kế toán có thời hạn lưu giữ tùy từng loại là 05 năm, 10 năm, vĩnh viễn.

  • Mục đích của lưu giữ hồ sơ doanh nghiệp

- Ngoài việc đảm bảo đúng quy định của pháp luật, việc lưu giữ hồ sơ góp phần vào quản lý doanh nghiệp một cách thuận lợi, dễ dàng hơn. Tài liệu được sắp xếp, lưu giữ cẩn thận sẽ biết được văn bản nào bị mất…

- Nhanh chóng tìm được văn bản, hồ sơ cần thiết phục vụ cho các hoạt động liên quan.

3. Xử phạt về lưu giữ và lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp

Pháp luật hiện nay quy định hành vi không lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp sẽ bị xử phạt như sau. Cụ thể:

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi không lưu trữ hoặc lưu trữ không đầy đủ hồ sơ, tài liệu trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư của hoạt động đấu thầu (Điều 23 Nghị định 50/2016/NĐ-CP).

Hãy liên hệ với VTVLaw để được tư vấn cụ thể về vấn đề này.

Địa chỉ văn phòng tư vấn: Tầng 4, Số 91a, Nguyễn Khang, Yên Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội;

Đường dây nóng tư vấn: 094 35 23 788 

Email liên hệ: congtyluatvtv@gmail.com